sellify Benutzerhandbuch

Eine Organisation ist eine Kontaktform, der mehrere Personen direkt zugeordnet werden können. Organisationen können beispielsweise Firmen, Vereine, aber auch Familien sein. Wie jede Ansicht in sellify ist auch die Organisationsansicht in Stammdaten und Archivregisterkarten mit zugeordneten verknüpften Informationen (Personen, Beziehungen, Projekte und weitere Bewegungsdaten) aufgeteilt.

Als Stammdaten der Organisation werden Informationen bezeichnet, die direkt mit der Organisation verbunden sind. Dies sind z.B. die Adresse  und Kommunikationsdaten, aber auch Profileigenschaften, Bemerkungen und der Organisation zugeordnete Windows-Netzwerkordner.

Neben anderen Funktionen haben Sie auf der Organisationsebene die Möglichkeit, über die Adresse eine Sprache festzulegen, in der mit den Ansprechpartnern der Organisation generell kommuniziert werden soll. Mit der hier hinterlegten Einstellung steuern Sie auch die Sprachauswahl der Dokumentenvorlage, die bei Anlage neuer Dokumente/Emails vom System als Default vorgegeben wird. Soll eine andere als die über das Land vorgegebene Sprache verwendet werden, steht Ihnen das Länderkürzel zur Verfügung, mit dem Sie aus allen im System vorhandenen Sprachen auswählen können. Die über die Adresse festgelegte Sprache gilt für alle Ansprechpartner der Organisation, sofern dem einzelnen Ansprechpartner nicht eine abweichende, individuelle Kommunikationssprache zugeordnet wurde. 

Mit der Funktion "Als Favorit markieren" kann jeder Benutzer die Organisation individuell als Favorit kennzeichnen. Auf Favoriten kann an verschiedenen Stellen im System schnell und einfach zugegriffen werden. Sie können sowohl bei der Anlage neuer Aktivitäten, Dokumente und Verkaufschancen ausgewählt als auch in der "Finden"-Funktion als einschränkendes Attribut verwendet werden. Außerdem steht eine Auflistung aller Favoriten als Übersichtsliste in der "Minicard" zur Verfügung. 

Die Icons "Mailsperre" und "Kontaktsperre" signalisieren, ob und wie eine Organisation kontaktiert werden darf. Ist die Organisation Teil einer Gruppe, wird dies ebenfalls hier via Icon angezeigt. In dem links angeordneten Burger-Menü stehen Ihnen diverse weitere Funktionen, wie z.B. Druckvorlagen oder auch eine Funktion zur Dokumentation von Dubletten, zur Verfügung.

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Allgemein"
In der Registerkarte "Allgemein" finden Sie sowohl die Kontaktinformationen der Organisation als auch weitere Informationen wie z.B. den für die Organisation Verantwortlichen aus Ihrem Unternehmen, eine Ordnungsnummer (die auch vom System automatisch und eindeutig vergeben werden kann), die Kontaktart, die Branche, den Code und die USt-ID-Nr.

Einer Organisation muss mindestens ein Verantwortlicher zugeordnet werden. Diese Angabe ist verpflichtend, da anhand dieser Zuordnung die Systemprüfung individueller Berechtigungen (lesen/schreiben) erfolgt. Bei der Anlage einer Organisation wird vom System daher zunächst der angemeldete Benutzer automatisch als Verantwortlicher eingetragen. Abhängig von den Systemeinstellungen können aber auch weitere Benutzer als Verantwortliche ergänzt werden. In diesem Fall können Sie über eine Listenauswahl definieren, in welcher Funktionen der jeweilige Verantwortliche die Organisation betreut. So dokumentieren Sie beispielsweise, von wem die Organisation vertrieblich, kommerziell und serviceseitig betreut wird.

Mit "Sichtbar für" steuern Sie, sofern Sie das entsprechende Recht besitzen, wer die jeweilige Organisation einsehen darf. Diese Einschränkung ermöglicht eine detailliertere Steuerung der Zugriffsrechte und schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff. Bei der Freigabe können Sie zwischen Benutzergruppen, allen Anwendern oder nur Ihrem Anwenderwählen.

Auch Kontaktart und Branche kann, abhängig von Ihren individuellen Systemeinstellungen, ein oder mehrere Einträge zugeordnet werden. Die Angabe mindestens einer Kontaktart bei der Anlage einer neuen Organisation ist verpflichtend, weil anhand dieser Zuordnung individuelle Zusatzfelder für die Organisation dargestellt werden (verfügbar erst ab Version 21.5.).

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Profil"
Durch die Definition eines Profils kann die Organisation durch Eigenschaften detaillierter beschrieben werden.

Tipp: Profile können für die Definition von Selektionen nützlich sein. Wenn Sie beispielsweise "Referenzkunde" als eine Profileigenschaft festgelegt haben, können Sie eine Auswahl erstellen, die all Ihre Referenzkunden enthält. Das ermöglicht die Durchführung einer Werbekampagne, die auf diese Kundengruppe abzielt.

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Bemerkung"
In der Registerkarte "Bemerkung" können allgemeine Hinweise zur Organisation erfasst werden. Es stehen Formatierungsoptionen zur Verfügung, mit denen Sie die erfassten Texte übersichtlich gestalten und wichtige Passagen optisch auffällig gestalten können.

Tipp: Achten Sie darauf, hier keine Aktivitäten/Handlungen mit der Organisation zu dokumentieren. Diese sollten unbedingt als Einträge in der Verlaufshistorie hinterlegt werden. Nur so stellen Sie sicher, dass nachvollziehbar und auswertbar ist, wer die Information wann dokumentiert hat!

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Notizen"

In der Registerkarte "Notizen" haben Sie die Möglichkeit, Aktivitäten und Dokumente zu verknüpfen, Beteiligte darüber in Kenntnis zu setzen und Freitexte zu hinterlegen. Hinweise zur Erfassung und Anlage von Notizen finden Sie hier.

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Netzwerkordner"
In der Ansicht "Netzwerkordner" können Sie der Organisation Ordner aus Ihrem Windows-Netzwerk zuordnen. Mit dieser Funktion können Sie allerdings nur Ordner verknüpfen, die in einem gemeinsam verfügbaren Netzwerk erreichbar sind. Dadurch soll vermieden werden, dass Wissen auf einzelnen Arbeitsplätzen dokumentiert wird und nicht für alle berechtigten Benutzer zur Verfügung steht. Sie können auch von sellify einen neuen Netzwerkordner anlegen lassen, sofern das System administrativ entsprechend eingerichtet ist. Die Anlage kann als einzelner Ordner oder als ganze Ordnerstruktur erfolgen und abhängig von der Kontaktart der Organisation unterschieden werden.

Die Inhalte verknüpfter Ordner werden innerhalb dieser Ansicht dargestellt und können z.B. per E-Mail weitergeleitet werden. Bitte beachten Sie dabei, dass zugewiesene Windows-Benutzerrechte auch in der Ansicht auf verknüpfte Netzwerkordner angewendet werden.

Tipp: Wenn Sie ein Dokument in sellify erzeugen oder ablegen und entweder die zugeordnete Organisation, Person, Chance oder das Projekt eine zugeordnete Netzwerkordnerverknüpfung hat, können Sie das Dokument physikalisch in diesem Ordner ablegen und trotzdem einen Eintrag in der sellify-Archivansicht erzeugen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn in Ihrer Organisation nicht alle Personen mit sellify arbeiten, Sie bestimmte Informationen aber bereichsübergreifend teilen wollen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Inhalte solcher Dokumente NICHT mit der sellify-Volltextsuche auffindbar sind!

In der Archivansicht der Organisation finden Sie sowohl die Ansprechpartner der Organisation als auch Informationen, die direkt oder indirekt mit der Organisation verknüpft wurden. Verknüpfungen entstehen z.B. durch Beteiligungen an Terminen, Telefonaten, Verkaufschancen, Projekten, Selektionen oder Dokumenten.

Tipp: Archivansichten sind grundsätzlich in Tabellen organisiert; die Überschriften der Tabellen dienen dabei als Filter für die jeweilige Ansicht. Durch die Funktion Spaltenkonfiguration kann jeder Benutzer für sich individuell festlegen, welche Spalten in der jeweiligen Ansicht angezeigt werden sollen. Durch Abspeichern eines Ansichtsfavoriten können Spaltenkonfiguration und Filtereinstellungen gespeichert und jederzeit einfach wieder aufgerufen werden.

Archivregisterkarte "Personen"

In der Registerkarte "Personen" werden die Ansprechpartner der Organisation als Personen aufgelistet. Diese sind direkt und nicht über Beziehungen mit der Organisation verbunden. Weitere Informationen zu Personen finden Sie hier.

Tipp: Durch Aktivierung der Checkbox "Ausgeschiedene" können Sie beeinflussen, ob ehemalige Ansprechpartner der Organisation weiterhin angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.

Archivregisterkarte "Beziehungen"

In der Archivansicht Beziehungen können Verbindungen zwischen Organisationen oder Organisationen und Personen dokumentiert werden. Dabei kann es sich z. B. um Eigentumsrechte oder um Personen handeln, die in oder für verschiedene Firmen tätig sind. Beziehungen werden mit Zuordnung eines Beziehungstyps erfasst und auf beiden Seiten der eingetragenen Beziehung dargestellt.

Tipp: Dokumentieren Sie z.B. für eine Person, die in mehreren Firmen tätig ist, mit der Beziehungsart "ist die selbe Person wie", dass es sich um ein und die selbe Person handelt.

Archivregisterkarte "Aktivitäten"

In der Registerkarte "Aktivitäten" werden alle mit der Organisation oder einem Ansprechpartner der Organisation durchgeführten Aktivitäten aufgelistet. Die Zuordnung zur Organisation entsteht dadurch, dass eine Aktivität direkt oder indirekt (ein Ansprechpartner der Organisation wird als Teilnehmer dokumentiert) zugeordnet wird. Erfahren Sie hier was eine Aktivität ist und wie diese erzeugt wird.

Archivregisterkarte "Dokumente"

In der Registerkarte "Dokumente" werden alle mit der Organisation oder einem Ansprechpartner der Organisation ausgetauschten Dokumente (Briefe, Emails, Verträge, etc.) aufgelistet. Die Zuordnung zur Organisation entsteht dadurch, dass ein Dokument direkt oder indirekt (ein Ansprechpartner der Organisation wird als Beteiligter dokumentiert) zugeordnet wird. Erfahren Sie hier wie eingehende Dokumente hinterlegt und ausgehende Dokumente mit Hilfe von Dokumentenvorlagen erzeugt werden.

Archivregisterkarte "Chancen"

In der Registerkarte "Chancen" werden alle mit der Organisation oder einem Ansprechpartner der Organisation dokumentierten direkten oder indirekten Verkaufschancen aufgelistet. Je nach individueller Vorgehensweise finden Sie hier alle Vorgänge beginnend mit einer Verkaufschance, über ein konkretes Angebot bis hin zum Abschluss des Auftrags. Erfahren Sie hier mehr über die Anlage und Bearbeitung von Verkaufschancen.  

Archivregisterkarte "Projekte"

In der Registerkarte "Projekte" werden alle Projekte aufgelistet in denen die Organisation als Projektmitglied dokumentiert ist. Erfahren Sie hier mehr über die Anlage und Bearbeitung von Projekten.

Archivregisterkarte "Statische Selektionen"

In der Registerkarte "Statische Selektionen" werden alle statischen Selektionen aufgelistet in denen die Organisation als Selektionsmitglied dokumentiert ist. Erfahren Sie hier mehr über die Anlage und Bearbeitung von Selektionen.

Archivregisterkarte "Historie"

Im Reiter "Historie" werden die Inhalte der Registerkarten Aktivitäten, Dokumente und Chancen zusammengefasst angezeigt. In dieser Ansicht können Sie sich die Einträge der unterschiedlichen Arten in einem chronologischen Verlauf darstellen lassen. Über die Checkboxen in der Statusbar der Tabelle können Sie bestimmen, welche der drei Arten in der Liste dargestellt werden soll.

Weitere generelle Informationen zum Verknüpfen von Datensätzen finden Sie hier.