sellify Benutzerhandbuch

Eine Person ist eine Kontaktform, die einer Organisation zugeordnet werden, aber auch ohne direkten Bezug zu einer Organisation stehen kann. Wie jede Ansicht in sellify ist auch die Personenansicht in Stammdaten und Archivregisterkarten mit zugeordneten verknüpften Informationen (Beziehungen, Projekte und weitere Bewegungsdaten) aufgeteilt.

Als Stammdaten der Person werden Informationen bezeichnet, die direkt der Person zuzuordnen sind. Dies sind z.B. die Adresse  und Kommunikationsdaten, aber auch Profileigenschaften, Bemerkungen und der Person zugeordnete Windows-Netzwerkordner sowie Angaben zur DSGVO-konformen Speicherung der Daten. 

Neben anderen Funktionen haben Sie auf der Personenebene die Möglichkeit, die für die Person zu verwendende Anrede festzulegen und für alle Kollegen auf einen Blick sichtbar zu machen. Es stehen "Sie" oder "Du" zur Verfügung.

Mit der Funktion "Als Favorit markieren" kann jeder Benutzer die Person individuell als Favorit kennzeichnen. Auf Favoriten kann an verschiedenen Stellen im System schnell und einfach zugegriffen werden. Sie können sowohl bei der Anlage neuer Aktivitäten, Dokumente und Verkaufschancen ausgewählt als auch in der "Finden"-Funktion als einschränkendes Attribut verwendet werden. Außerdem steht eine Auflistung aller Favoriten als Übersichtsliste in der "Minicard" zur Verfügung. 

Das Icon "Mailsperre" signalisiert, ob und wie eine Person kontaktiert werden darf. Mit dem Icon "DSGVO" wird dargestellt, ob die personenbezogenen Daten bereits DSGVO-konform gespeichert wurden. In dem links angeordneten "Burger-Menü" stehen Ihnen diverse weitere Funktionen, wie z.B. Druckvorlagen oder auch eine Funktion zum Versenden einer vCard der Person, zur Verfügung.

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Allgemein"

In der Registerkarte "Allgemein" finden Sie sowohl die Kontaktinformationen der Person als auch weitere Informationen wie z.B. den für die Person Verantwortlichen aus Ihrem Unternehmen, eine Ordnungsnummer (die vom System automatisch und eindeutig vergeben wird aber nachträglich manuell gesetzt werden kann), den Geburtstag, sowie die Funktion, Position und Abteilung der Person in ihrem Unternehmen.

Auf der Personenebene legen Sie auch die Kommunikationssprache fest, in der mit dieser Person kommuniziert werden soll. Mit der hier hinterlegten Einstellung steuern Sie auch die Sprachauswahl der Dokumentenvorlage, die bei Anlage neuer Dokumente/E-Mails vom System als Default vorgegeben wird. Zur Auswahl stehen "Deutsch", "Englisch" oder "Sprache unbekannt". Bei Anlage der Adresse der Person wird systemseitig eine Vorauswahl getroffen: für alle deutschsprachigen Länder wird "Deutsch" gewählt, alle anderen Länder werden mit "Englisch" vorbelegt. Eine manuelle Anpassung kann jederzeit vorgenommen werden.

Einer Person können ein oder mehrere Verantwortliche zugeordnet werden. Anhand dieser Zuordnung erfolgt die Systemprüfung individueller Berechtigungen (lesen/schreiben). Bei der Anlage einer Person wird vom System allerdings zunächst kein Benutzer automatisch als Verantwortlicher eingetragen, da diese Angabe nicht verpflichtend ist. Abhängig von den Systemeinstellungen können weitere Benutzer als Verantwortliche ergänzt werden. In diesem Fall können Sie über eine Listenauswahl definieren, in welcher Funktionen dieser die Person betreut. So dokumentieren Sie beispielsweise, von wem die Person vertrieblich, kommerziell und serviceseitig betreut wird.

Mit "Sichtbar für" steuern Sie, sofern Sie das entsprechende Recht besitzen, wer die jeweilige Person in sellify ansehen darf. Diese Einschränkung ermöglicht eine detailliertere Steuerung der Zugriffsrechte und schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff. Bei der Freigabe können Sie zwischen Benutzergruppen, allen Anwendern oder nur Ihrem Anwender wählen.

Außerdem können Sie die Person als aus ihrem Unternehmen "Ausgeschieden" markieren. Als "Ausgeschieden" markierte Personen werden grundsätzlich nicht in den Listenansichten angezeigt, können aber über die Checkbox

die sich in den LIstenansichten jeweils unten rechts befindet, eingeblendet werden.

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Profil"

Durch die Definition eines Profils kann die Person durch Eigenschaften detaillierter beschrieben werden.

Tipp: Profile können für die Definition von Selektionen nützlich sein. Wenn Sie beispielsweise "Entscheider" als eine Profileigenschaft festgelegt haben, können Sie eine Auswahl erstellen, die all Ihre Personen mit Entscheiderkompetenz enthält. Dies ermöglicht die gezielte Ansprache der Kaufentscheider Ihrer Kontakte.

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Bemerkung"
In der Registerkarte "Bemerkung" können allgemeine Hinweise zur Person erfasst werden.

Tipp: Achten Sie darauf, hier keine Aktivitäten/Handlungen mit der Person zu dokumentieren. Diese sollten unbedingt als Einträge in der Verlaufshistorie hinterlegt werden. Nur so stellen Sie sicher, dass nachvollziehbar und auswertbar ist, wer die Information wann dokumentiert hat!

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Netzwerkordner"
In der Ansicht "Netzwerkordner" können Sie der Person Ordner aus Ihrem Windows-Netzwerk zuordnen. Mit dieser Funktion können Sie allerdings nur Ordner verknüpfen, die in einem gemeinsam verfügbaren Netzwerk erreichbar sind. Dadurch soll vermieden werden, dass Wissen auf einzelnen Arbeitsplätzen dokumentiert wird und nicht allen berechtigten Benutzer zur Verfügung steht. Sie können auch von sellify einen neuen Netzwerkordner anlegen lassen, sofern das System administrativ entsprechend eingerichtet ist. Die Anlage kann als einzelner Ordner oder als ganze Ordnerstruktur erfolgen und abhängig von der Position der Person unterschieden werden.bhängig von der/dem ..??.. der Person unterschieden werden

Die Inhalte verknüpfter Ordner werden innerhalb dieser Ansicht dargestellt und können z.B. per E-Mail weitergeleitet werden. Bitte beachten Sie dabei, dass zugewiesene Windows-Benutzerrechte auch in der Ansicht auf verknüpfte Netzwerkordner angewendet werden.

Tipp: Wenn Sie ein Dokument in sellify erzeugen oder ablegen und entweder die zugeordnete Organisation, Person, Chance oder das Projekt eine Netzwerkordnerverknüpfung hat, können Sie das Dokument physikalisch in diesem Ordner ablegen und trotzdem einen Eintrag in der sellify-Archivansicht erzeugen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn in Ihrer Organisation nicht alle Personen mit sellify arbeiten, Sie bestimmte Informationen aber bereichsübergreifend teilen wollen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Inhalte solcher Dokumente NICHT mit der sellify-Volltextsuche auffindbar sind!

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "DSGVO"

In der Registerkarte "DSGVO" können Angaben zur Speicherung der personenbezogenen Daten hinterlegt und so deren Konformität mit der DSGVO dokumentiert werden. Neben Informationen zu Datenherkunft, Rechtsgrundlage, Erhebungszweck und Ablaufdatum können Sie auch dokumentieren, an welche Personen und Unternehmen die Daten über die Person übermittelt wurden. 

Hinweis: Je nach ausgewählter Rechtsgrundlage werden die gesetzlich vorgeschriebenen Ablaufdaten automatisch gesetzt. Eine manuelle Anpassung ist möglich.

Inhalte der Stammdaten-Registerkarte "Notizen"

In der Registerkarte "Notizen" haben Sie die Möglichkeit, Aktivitäten und Dokumente zu verknüpfen, Beteiligte darüber in Kenntnis zu setzen und Freitexte zu hinterlegen. Hinweise zur Erfassung und Anlage von Notizen finden Sie hier.

In der Archivansicht der Person finden Sie sowohl die Beziehungen der Person zu anderen Personen oder Organisationen als auch Informationen, die direkt oder indirekt mit der Person verknüpft wurden. Verknüpfungen entstehen z.B. durch Beteiligungen an Terminen, Telefonaten, Verkaufschancen, Projekten, Selektionen oder Dokumenten.

Tipp: Archivansichten sind grundsätzlich in Tabellen organisiert; die Überschriften der Tabellen dienen dabei als Filter für die jeweilige Ansicht. Durch die Funktion Spaltenkonfiguration kann jeder Benutzer für sich individuell festlegen, welche Spalten in der jeweiligen Ansicht angezeigt werden sollen. Durch Abspeichern eines Ansichtsfavoriten können Spaltenkonfiguration und Filtereinstellungen gespeichert und jederzeit einfach wieder aufgerufen werden.

Archivregisterkarte "Beziehungen"

In der Archivansicht "Beziehungen" können Verbindungen zwischen Personen oder Personen und Organisationen dokumentiert werden. Dabei kann es sich z.B. um berufliche Verbindungen aber auch private Beziehungen handeln. Beziehungen werden mit Zuordnung eines Beziehungstyps erfasst und auf beiden Seiten der eingetragenen Beziehung dargestellt.

Tipp: Dokumentieren Sie z.B. für eine Person, die in mehreren Firmen tätig und daher mehrfach im System angelegt ist, mit der Beziehungsart "ist die selbe Person wie", dass es sich um ein und die selbe Person handelt.

Archivregisterkarte "Aktivitäten"

In der Registerkarte "Aktivitäten" werden alle mit der Person durchgeführten Aktivitäten aufgelistet. Die Zuordnung zur Person entsteht dadurch, dass eine Aktivität direkt oder indirekt (die Person wird als Teilnehmer dokumentiert) zugeordnet wird. Erfahren Sie hier was eine Aktivität ist und wie diese erzeugt wird.

Archivregisterkarte "Dokumente"

In der Registerkarte "Dokumente" werden alle mit der Person verknüpften Dokumente (Briefe, Emails, Verträge, etc.) aufgelistet. Die Zuordnung zur Person entsteht dadurch, dass ein Dokument direkt oder indirekt (die Person wird als Beteiligter dokumentiert) zugeordnet wird. Erfahren Sie hier wie eingehende Dokumente hinterlegt und ausgehende Dokumente mit Hilfe von Dokumentenvorlagen erzeugt werden.

Archivregisterkarte "Chancen"

In der Registerkarte "Chancen" werden alle mit der Person dokumentierten direkten oder indirekten Verkaufschancen aufgelistet. Je nach individueller Vorgehensweise finden Sie hier alle Vorgänge beginnend mit einer Verkaufschance, über ein konkretes Angebot bis hin zum Abschluss des Auftrags. Erfahren Sie hier mehr über die Anlage und Bearbeitung von Verkaufschancen.   

Archivregisterkarte "Projekte"

In der Registerkarte "Projekte" werden alle Projekte aufgelistet in denen die Person als Projektmitglied dokumentiert ist. Erfahren Sie hier mehr über die Anlage und Bearbeitung von Projekten.

Archivregisterkarte "Statische Selektionen"

In der Registerkarte "Selektionen" werden alle statischen Selektionen aufgelistet in denen die Person als Selektionsmitglied dokumentiert ist. Erfahren Sie hier mehr über die Anlage und Bearbeitung von Selektionen.

Archivregisterkarte "Historie"

In der Registerkarte "Historie" werden die Inhalte der Archivansichten von Aktivitäten, Dokumente und Chancen zusammengefasst angezeigt. In dieser Ansicht können Sie sich die Einträge der unterschiedlichen Arten in einem chronologischen Verlauf darstellen lassen. Über die Checkboxen in der Statusbar der Tabelle können Sie bestimmen, welche der drei Arten in der Liste dargestellt werden soll.

Weitere generelle Informationen zum Verknüpfen von Datensätzen finden Sie hier.