sellify Benutzerhandbuch

Bei Erzeugen neuer Organisations- und Personendatensätze prüft sellify automatisch, ob bereits ein Datensatz mit identischen Informationen vorliegt. Ist das der Fall, weist das folgende Icon vor dem eingegebenen Organisations- oder Personennamen darauf hin. Mit Klick auf das Icon öffnet sich nun eine Auflistung aller möglichen Dubletten in einem neuen Fenster. Hier können Sie einen Datensatz auswählen, sofern es sich um den von Ihnen gesuchten handelt, und die Neuanlage mit "Organisation wechseln" oder "Person wechseln" abbrechen. Die Ansicht wechselt dann auf die selektierte Organisation/ Person und der ursprünglich zu erzeugende Datensatz wird verworfen. Befindet sich der gewünschte Datensatz nicht in der Auswahlliste, sondern es handelt sich lediglich um Namensgleichheiten, können Sie die Neuanlage mit "Organisation beibehalten" oder "Person beibehalten" fortsetzen.

Sie haben in sellify die Möglichkeit, bereits vorhandene Organisationen oder Personen in einem Dublettenverbund zusammenzuführen. Diese Funktion kommt dann zum Tragen, wenn Sie oder Kollegen versehentlich dieselbe Organisation/ Person mehrfach in sellify hinterlegt und auch bereits Verknüpfungen mit anderen Datensätzen hergestellt haben. Nach der Verbindung der Organisationen/ Personen zu einem Dublettenverbund werden sämtliche Informationen und Daten aus allen beteiligten Organisationen/ Personen unter der führenden Dublette gebündelt.

Um einen Verbund herzustellen, rufen Sie im Menü einer Organisation/ Person die Funktion "einem Dublettenverbund hinzufügen" auf. Über ein Dialogfenster haben Sie nun die Möglichkeit, mit "+ Hinzufügen" weitere Organisationen/ Personen auszuwählen, die dann in einem neuen Verbund zusammengeführt werden. Hier können Sie außerdem per Klick in die Checkbox unterhalb des folgenden Icons festlegen, welche der gewählten Organisationen/ Personen als führende Dublette markiert werden soll.Bei einem Organisationsdublettenverbund können Sie des Weiteren festlegen, welche Personen aus den hinzugefügten Organisationen in die führende Dublette übernommen werden sollen. Diesen Personen wird dann die Organisation der führenden Dublette zugewiesen; sonstige Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc. bleiben erhalten. Personen, die nicht in die führende Dublette übernommen werden, werden in sellify als "Ausgeschieden" markiert und verbleiben an der ursprünglichen Organisation.

Besteht bereits ein Dublettenverbund für die Organisation/ Person, in der Sie sich befinden, können Sie diesen mit Klick auf "Dublettenverbund öffnen" und über die oben beschriebene Methode anpassen. Hier besteht die Möglichkeit, weitere Organisationen oder Personen hinzuzufügen oder aus dem Verbund zu löschen; außerdem können Sie Personen als "Ausgeschieden" markieren oder die führende Dublette verändern. 

Für beide beschriebenen Funktionen gilt: zur Auswahl stehen jeweils nur Organisationen und Personen, die noch keinem Dublettenverbund zugeordnet wurden, d.h. eine Organisation/ Person kann nicht Teil von mehr als einem Dublettenverbund sein. Außerdem kann eine Organisation/ Person aus einem Dublettenverbund, die nicht als nicht führende Dublette gekennzeichnet wurde, nicht mehr in sellify aufgerufen werden. Bei der Suche nach z.B. dem Namen erhalten Sie zwar einen Suchtreffer, werden aber mit Auswahl des Datensatzes darauf hingewiesen, dass es sich um eine Dublette handelt. Klick auf "OK" öffnet die führende Dublette.