Ab der sellify-Version 23.2. haben Sie die Möglichkeit, Serienmails mit wenigen Klicks zu erstellen und Empfängerlisten sowie Versandintervalle festzulegen. Sie können Anhänge hinzufügen und durch Zusatzkriterien den Empfängerkreis genau auf das jeweilige Mailing passend zuschneiden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit werden gesendete Emails als ausgehendes Dokument an jedem Empfänger (Person oder Organisation) abgelegt und können so jederzeit direkt am Kontakt eingesehen werden.

Um eine Serienmail zu verfassen, stellen Sie zunächst eine Selektion mit den gewünschten Empfängern zusammen und wählen aus der Liste "Serienmail" die Option "sellify" aus. Haben Sie zusätzlich das Modul „Mailchimp“ lizenziert, können Sie auch dieses hier auswählen um mit der Bearbeitung in Mailchimp fortzufahren. Mit der Auswahl „sellify“ wird nun die für die weitere Konfiguration der Serienmail notwendige Registerkarte „Versandoptionen“ eingeblendet, auf der Sie die Details für Versand und Inhalt der Serienmail festlegen können.

Auf der Registerkarte „Versandoptionen" konfigurieren Sie den Inhalt sowie die Versandzeitpunkte, -häufigkeiten und weitere Merkmale Ihrer Serienmail.

Zunächst setzen Sie den Trigger, also das Intervall, in dem Sie die Serienmail an den Empfängerkreis versenden möchten.

Unterhalb des Triggers haben Sie im Feld „Bedingung“ die Möglichkeit zu definieren, ob bestimmte Selektionsmitglieder die für den nächsten Versand geplante Mail nicht bekommen sollen. So vereinfachen Sie den Prozess der Empfängerauswahl, da Sie nicht bereits im Auswahlprozess alle eventuellen Ausschlusskriterien berücksichtigen müssen. Für die Definition dieser Bedingung öffnet sich mit Klick auf den Hyperlink „Einschränkende Bedingung für den Versand“ ein Dialogfenster. Über „+ Hinzufügen“ öffnen Sie nun das aus der Auswahl der Selektionsmitglieder oder der Finden-Funktion bereits bekannte Fenster für die Anlage von Suchkriterien.

Mit dem Feld „Dokumententyp“ legen Sie fest, welche Dokumentenart als Serienmail erzeugt werden soll. Sind Ihre Dokumente in Überschriften organisiert, sehen Sie hier zunächst diese Überschriften. Mit weiteren Klicks gelangen Sie zu den einzelnen Dokumenten wie aus dem Dokumentendialog bekannt. Wählen Sie hier das gewünschte Dokumenten aus und bestätigen Sie die Auswahl.

Mit der Auswahl des Dokumententyps steht Ihnen im Feld "E-Mail-Vorlage" jetzt das enstprechende Dokument zur Bearbeitung zur Verfügung. Mit Klick auf den Hyperlink „Original-Vorlage aus Dokumententyp“ öffnen Sie einen Dialog, über den Sie in der Vorlage alle gewünschten Inhalte wie Freitexte, Variablen oder auch Dateianlagen hinzufügen, entfernen oder ändern können.

Um den Absender der Serienmail festzulegen, wählen Sie zwischen "Hauptverantwortlicher der Person / Organisation", "Verantwortlicher der Selektion" oder einer im sellify-Admin definierbaren Absenderemailadresse. Haben Sie den erstgenannten Eintrag gewählt, prüft sellify für jeden Empfänger, welcher Mitarbeiter als verantwortliche Person in der Personen- bzw. Organisationskarte hinterlegt ist und fügt diesen bei Versand entsprechend in die jeweilige Mail ein.

Über das Auswahlfeld "Besitzer" legen Sie fest, welcher Mitarbeiter Ihrer Organisation als Besitzer des Dokuments im Dokumentendialog gespeichert wird. Wählbar sind hier "Hauptverantwortlicher der Person / Organisation" sowie "Verantwortlicher der Selektion".

Im Feld "Wiedervorlage" haben Sie die Möglichkeit, einen Reminder für die Serienemail einzustellen. Wie bereits von anderer Stelle gewohnt, stehen verschiedene Zeiträume zur Auswahl. Zum gewählten Zeitpunkt erhält der Verantwortliche der Selektion eine Erinnerung an die Serienmail in Form eines Hinweisfensters.

Mit dem "Status" beeinflussen Sie, ob eine Serienmail gemäß der konfigurierten Versandoptionen versendet wird oder nicht. Ist sie "Aktiv", erfolgt der Versand. Eine Serienmail im Status "Inaktiv" wird, unabhängig von den festgelegten Daten und Kriterien, nicht versendet.

Die Felder "Letzte Ausführung" und "Nächste Ausführung" werden abhängig von den Einstellungen zum Versand durch sellify befüllt und zeigen Ihnen an, wann die letzte Serienmail versendet wurde und für wann der nächste Versand geplant ist. Es werden das Datum sowie die genaue Uhrzeit angegeben.